Livescience
Plateforme d'aide à l'organisation d'appels à projets et congrès scientifiques
Une solution technique qui optimise un process dont la dématérialisation optimise tout le processus organisationnel.
Développée en collaboration avec l'agence WILD Events.
Les chercheurs scientifiques ont la nécessité de communiquer leurs travaux à leur pairs mais également de les faire évaluer.
Ils se réunissent ainsi en évènements tels que congrès pour présenter leurs travaux sélectionnés en amont au cours d'évaluations.
C'est une organisation complexe où de nombreux acteurs interagissent, souvent de manière artisanale, peu optimisée, rendant le processus chronophage et coûteux.
Livescience répond aux problématiques des différents acteurs de cette organisation :
- recueillir, évaluer, partager les données des travaux de recherches
- organiser et rentabiliser l'évènement
- réduire les coûts de gestion et d'organisation
Proposant une interface épurée et minimaliste, Livescience a été pensé pour être le plus simple possible, et a soutenu l'organisation de nombreux évènements tel que :
- Société Française de Cosmétologie,
- Journées Jean-Paul Marty,
- Internnational Symposium on Green Chemistry,
- Skin Physiology International Meeting,
- Cosmetic & Sensory by Cosmetic Valley,
- International Symposium on Electronic Nicotine Delivery Systems & Smoking Cessation,
- Cosmetic Measurement & Testing,
- Symposium International Biotrans
Livescience en détails
Inscription
Chaque utilisateur de la plateforme crée son compte et accède au(x) services qui lui sont ouverts
Depuis son compte client, il accède à son profil, ses factures, ses dossiers et inscriptions évènementielles.
Dépôt de dossiers
- Soumission des dossiers par les participants via des formulaires ergonomiques et intuitifs
- Plusieurs appels à projet simultanés possibles
- Génération des dossiers en PDF
- Les informations standard sont stockées en base :
- titre, résumé, mots-clés
- auteurs contributeurs (pi, co-pi, autres)
- contenu exhaustif avec contrôle de longueur
- figures / pièces jointes
- références bibliographiques
Evaluation des dossiers
- Des utilisateurs définis comme reviewers accèdent aux dossiers qui leurs sont attribués sur la base de leurs expertises par d'autres utilisateurs agréés.
- Evaluation par des formulaires simplifiés permettant une action rapide
- Contrôle d'avancement et de complétude des missions de chacun
Utilisateurs
- profils avec droits d'accès et d'actions différiencés :
- participants
- reviewers
- super-reviewers
- manager de l'appel à projet
- gestionnaire administratif et comptable
- administrateur global
Réservation évènementielle
- Réservation de repas, cocktail, gala
- Inscription d'accompagnants
- Spécificités alimentaires (vegan, sans gluten, hallal, etc...)
Règlement
Livescience recours à STRIPE pour la sécurisation des paiements en ligne, la fiabilité de leur offre et la simplification de mise en place.
- Paiement en ligne par carte bancaire
- Choix alternatif pour virement bancaire et chèque
Un contrat spécifique (VAD) avec votre établissement bancaire n'est pas nécessaire.
Les fonds arrivent sur votre compte bancaire en s'affranchissant des démarches administratives fastidieuses.
Outils de gestion organisationnelle
Différents tableaux de bord permettent le suivi et la gestion de chaque étape avec comme objectif le gain de temps.
- Appel(s) à projets
- Repas, cocktail, soirée gala
- Si l'évènement propose un salon avec stands : possibilité d'assembler son stand avec options (dimensionnement, mobiliers, services, prestations diverses)
- Prestations additionnelles envisageables (nuitées, transports, etc…)
Congrès
- Un programme interactif est assemblé automatiquement selon les dates, horaires et thématiques définies
- Génération d'attestations de participation et contribution
Tarification
- Chaque service (entrée, stand, repas, etc...) peut être facturé ou rendu gratuit
- Plusieurs formats de tarification possibles et cumulatifs :
- global pour l'évènement
- selon la durée (si évènement sur plusieurs jours)
- selon le profil (étudiant, déposant de dossier, visiteurs, etc...)
- Possibilité de définir des remises :
- codes de réduction en pourcentage ou numéraire
- offres selon le panier (ex : une entrée gratuite pour 4 payées)
Comptabilité
- génération des pro-forma, devis et factures en pdf
- export des données pour MS Excel
- ventilation de la TVA
- application de la TVA selon contextes (assujetissement, origine géographique du client, type de produit/service)
Reporting et analyse
Livescience recours à STRIPE pour la sécurisation des paiement en ligne,